Titelmotiv: KI-generierte Illustration einer Fahrzeugübergabe.
Welches Fahrzeug ist fertig? Welche Zusatzleistung ist freigegeben? Und reicht die Zeit bis zur Übergabe? Wenn Autohaus und externer Aufbereiter diese Fragen über Telefon, Zettel und einzelne Nachrichten klären, entsteht bei jedem Auftrag zusätzlicher Abstimmungsaufwand.
Digitale Fahrzeugaufbereitung verbindet Auftrag, Fahrzeugstatus und Entscheidungen in einem gemeinsamen Ablauf. Das hilft dem Autohaus bei der Planung und dem Aufbereitungsbetrieb bei der täglichen Bearbeitung.
DIO (Detailing One) ist eine browserbasierte Software, die Autohäuser und Fahrzeugaufbereitungsbetriebe in einem gemeinsamen digitalen Fahrzeugprozess verbindet. Berechtigte Autohaus-Mitarbeiter können relevante Vorgänge verfolgen und Zusatzleistungen freigeben oder ablehnen. Der Aufbereitungsbetrieb organisiert die Bearbeitung und dokumentiert den Ablauf.
Dieser Beitrag zeigt, welche Informationen beide Seiten brauchen, wie digitale Freigaben funktionieren und wie ihr mit einem konkreten Fahrzeugablauf beginnen könnt.
Warum Telefon, Zettel und einzelne Nachrichten Zeit kosten.
„Ist der Wagen schon fertig?“ Für den Verkäufer ist es eine kurze Frage. Im Aufbereitungsbetrieb muss jemand die Arbeit unterbrechen, das Fahrzeug zuordnen, einen Mitarbeiter fragen und zurückrufen. Währenddessen wartet das Autohaus auf eine Antwort, um Verkaufsfotos, eine Besichtigung oder die Übergabe zu planen.
Gleichzeitig kommt ein Auftrag per WhatsApp, ein weiterer liegt im Fahrzeug. Für eine zusätzliche Politur fehlt noch die Entscheidung. Später muss jemand rekonstruieren, was vereinbart, erledigt und abzurechnen ist.
Bei wenigen Fahrzeugen lässt sich das oft persönlich klären. Mit mehr Aufträgen, mehreren Ansprechpartnern oder Standorten wird die Abstimmung aufwendiger. Fehlende Angaben können zu Wartezeiten, Nacharbeit oder Diskussionen über den Leistungsumfang führen. Nicht dokumentierte Zusatzleistungen können bei der Abrechnung untergehen.
Was ist beauftragt? Was wurde zusätzlich freigegeben? Was ist noch offen? Diese Antworten gehören zum Fahrzeug.
Für Autohäuser: Fahrzeugstatus sehen und Zusatzleistungen gezielt freigeben.
In Disposition, Gebrauchtwagenleitung und Verkauf hängen mehrere Aufgaben am selben Fahrzeug. Wer einen Übergabetermin vorbereitet, braucht einen nachvollziehbaren Bearbeitungsstand. Wer Zusatzkosten verantwortet, muss wissen, welche Leistung zu welchem Preis angefragt wird.
Gerade in größeren Autohäusern genügt es deshalb nicht, wenn nur ein Ansprechpartner weiß, was besprochen wurde. Die Informationen müssen auch verfügbar sein, wenn diese Person im Kundengespräch oder im Urlaub ist.
Für die Zusammenarbeit mit einem externen Aufbereiter sollten diese fünf Fragen eindeutig beantwortet sein:
- Welches Fahrzeug wurde mit welchen Leistungen beauftragt?
- Bis wann wird es benötigt?
- Wie weit ist die Bearbeitung?
- Welche Freigabe oder Entscheidung steht noch aus?
- Wer ist für den nächsten Schritt zuständig?
In DIO erhalten Autohaus-Mitarbeiter eigene Zugänge. Abhängig von ihren Berechtigungen und dem eingerichteten Prozess können sie Fahrzeuge anmelden, Vorgänge starten, den Prozessstatus sehen und Zusatzleistungen entscheiden. So lässt sich der Bearbeitungsstand nachsehen, ohne dafür jedes Mal im Aufbereitungsbetrieb anzurufen.
Für Aufbereiter: Autohausaufträge organisieren, ohne ständig hinterherzutelefonieren.
Wenn jede Rückfrage beim Inhaber landet, wächst mit dem Auftragsvolumen auch dessen persönliche Belastung. Eine verlässliche Auftragsverwaltung für Fahrzeugaufbereiter muss deshalb Fahrzeug, vereinbarte Leistungen und Bearbeitung zusammenhalten.
In DIO verwaltet der Aufbereitungsbetrieb seine Autohauskunden, Fahrzeuge und Vorgänge übergreifend. Daten können nach Autohaus und Standort betrachtet werden. Digitale Arbeitskarten zeigen Mitarbeitern die auszuführenden Schritte; Verantwortliche können den Bearbeitungsstand nachvollziehen.
Für deinen Autohauskunden wird damit sichtbar: Dein Betrieb kann Fahrzeuge strukturiert übernehmen, bearbeiten und übergeben. Das ergänzt die handwerkliche Qualität um einen konkreten organisatorischen Vorteil bei der Zusammenarbeit.
So verbindet ein digitaler Fahrzeugprozess Autohaus und Aufbereitung.
Ein gemeinsamer Ablauf legt fest, welche Informationen beim Auftrag vorliegen müssen, wer die nächsten Schritte bearbeitet und wann eine Entscheidung erforderlich ist. Rückfragen bleiben dem betreffenden Vorgang zugeordnet.
Das folgende Beispiel zeigt einen möglichen Weg vom Auftrag bis zur Fertigmeldung. Die konkrete Reihenfolge und die Zuständigkeiten werden passend zu eurem Betrieb eingerichtet.
- 01Auftrag klärenFahrzeug, Umfang und Termin zuordnen.
- 02Zustand erfassenFotos und Schäden am Fahrzeug dokumentieren.
- 03Zusatzarbeit freigebenBei Bedarf: Leistung und Preis entscheiden.
- 04Arbeit ausführenArbeitsschritte erledigen und Qualität prüfen.
- 05Fertig meldenNach dem letzten erforderlichen Schritt automatisch informieren.
Bei DIO entsteht der sichtbare Status automatisch aus dem aktuellen Prozesszustand. Es muss keine zusätzliche Statusliste nebenher gepflegt werden. Wie das Zusammenspiel aufgebaut ist, zeigt unsere Übersicht zu DIO für die Zusammenarbeit zwischen Autohaus und Aufbereiter.
Zusatzleistungen bei der Fahrzeugaufbereitung digital freigeben.
Bei der Fahrzeugannahme fällt auf, dass eine zusätzliche Politur erforderlich ist. Der vereinbarte Umfang deckt sie nicht ab. Der Aufbereiter braucht eine Entscheidung, bevor er zusätzliche Arbeit ausführt. Das Autohaus braucht dafür eine konkrete Leistung und einen Preis.
In DIO wird die Zusatzleistung inklusive Preis dem zuständigen Autohaus-Benutzer zur Freigabe gestellt. Er gibt sie frei oder lehnt sie ab. Die Entscheidung wird mit Benutzer und Zeitpunkt dokumentiert.
Die Zusatzleistung fließt in die weitere Bearbeitung und spätere Abrechnung ein.
Der definierte Prozess läuft ohne diese zusätzliche Arbeit weiter.
Bei Freigabe wird die Zusatzleistung in den Auftrag übernommen und kann in die weitere Bearbeitung und Rechnungsstellung einfließen. Bei Ablehnung läuft der definierte Prozess ohne diese Zusatzleistung weiter. Beide Seiten können später nachvollziehen, worüber entschieden wurde.
Status, Zuständigkeiten und Fertigmeldung: Was lässt sich automatisieren?
Automatisierung hilft vor allem bei wiederkehrender Abstimmung. Für Prozessschritte werden konkrete Benutzer als zuständig hinterlegt. Fristen und Benachrichtigungen lassen sich passend zum Ablauf einrichten. Bleibt eine Reaktion aus, können nach festgelegten Zeiten weitere Personen informiert werden.
Nach Abschluss des letzten erforderlichen Schritts wird der Vorgang automatisch abgeschlossen und die zuständigen Personen erhalten eine Fertigmeldung. Dazu kann eine vorherige Qualitätskontrolle gehören, wenn sie im Prozess vorgesehen ist.
Das Autohaus erhält die Information zur weiteren Planung. Der Aufbereiter muss die Fertigstellung nicht zusätzlich telefonisch weitergeben. Welche Arbeit erledigt und welche Entscheidung getroffen wurde, bleibt im Vorgang nachvollziehbar.
Digitale Fahrzeugannahme: Auch nach der Übergabe nachvollziehen, was war.
Manche Rückfragen kommen erst Tage oder Wochen später. War der Kratzer bei der Annahme bereits vorhanden? Welche Leistung wurde beauftragt? Was wurde am Fahrzeug zuletzt gemacht?
Mit der digitalen Fahrzeugannahme dokumentiert der Aufbereitungsbetrieb Schäden, Fotos und den Fahrzeugzustand. Frühere Fahrzeugannahmen, Aufträge, Vorgänge und zugehörige Dokumente bleiben in der Fahrzeughistorie auffindbar.
Bei Rückfragen kann das Team auf konkrete Unterlagen zurückgreifen. Die Antwort hängt weniger davon ab, ob sich noch jemand an das Fahrzeug erinnert. So unterstützt die Dokumentation auch die spätere Klärung mit dem Autohaus.
Mehr Autohausaufträge brauchen wiederholbare Abläufe.
Ein zusätzlicher Autohauskunde bringt neue Fahrzeuge, Ansprechpartner und Anforderungen mit. Klare Aufträge, digitale Arbeitskarten und dokumentierte Entscheidungen helfen dem Team, selbstständiger zu arbeiten. Das schafft organisatorischen Spielraum für weitere Aufträge.
Wie viel zusätzliche Kapazität daraus entsteht, hängt vom Betrieb und seinen bisherigen Abläufen ab. Software allein erzeugt keine neuen Kunden. Ein nachvollziehbarer Fahrzeugprozess gibt dir aber ein konkretes Argument, wenn ein Autohaus einen verlässlichen Aufbereitungspartner sucht.
Für das Autohaus zählt, ob sich die Zusammenarbeit im Alltag planen lässt: klare Ansprechpartner, sichtbare Bearbeitungsstände und dokumentierte Entscheidungen. Genau diese Punkte sollten bei der Auswahl und Organisation eines externen Aufbereiters besprochen werden.
Digitalisierung beginnen: Prüft einen typischen Autohausauftrag.
Nehmt einen regelmäßig wiederkehrenden Auftrag und geht ihn gemeinsam durch. Diese Checkliste macht sichtbar, wo Informationen oder Entscheidungen fehlen:
- Auftragseingang: Sind Fahrzeug, gewünschte Leistungen und benötigter Termin eindeutig?
- Zuständigkeit: Weiß jede beteiligte Person, welchen Schritt sie übernimmt?
- Zusatzleistungen: Wer darf entscheiden, und wo werden Leistung, Preis und Entscheidung dokumentiert?
- Bearbeitung: Kann das Autohaus den aktuellen Stand nachsehen?
- Abschluss: Wer prüft das Ergebnis und wer erhält die Fertigmeldung?
- Rückfragen: Lassen sich Auftrag, Annahme und Entscheidungen später am Fahrzeug wiederfinden?
Für die Autohaus-Anbindung bespricht das DIO-Team die bestehenden Abläufe mit euch, richtet den passenden Prozess ein und schult die Beteiligten. So startet ihr mit einem Ablauf, der zu eurer Zusammenarbeit passt.
Häufige Fragen zur digitalen Zusammenarbeit von Autohaus und Aufbereiter.
Wie organisiert ein Autohaus die Zusammenarbeit mit einem externen Aufbereiter?
Ein gemeinsamer digitaler Ablauf verbindet Fahrzeug, Arbeitsumfang, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstand. In DIO können berechtigte Autohaus-Mitarbeiter Fahrzeuge anmelden, Vorgänge starten und deren Status verfolgen. Der Aufbereitungsbetrieb organisiert die Ausführung. Welche Funktionen jeder Benutzer sieht, richtet sich nach seinen Berechtigungen und dem eingerichteten Prozess.
Wie werden zusätzliche Leistungen und Preise freigegeben?
Der Aufbereiter stellt eine konkrete Zusatzleistung mit Preis zur Entscheidung. Der zuständige Autohaus-Benutzer gibt sie in DIO frei oder lehnt sie ab. Benutzer und Zeitpunkt werden dokumentiert. Freigegebene Zusatzleistungen werden in den Auftrag übernommen; bei Ablehnung läuft der definierte Prozess ohne diese Leistung weiter.
Wie erfährt das Autohaus, dass ein Fahrzeug fertig ist?
Der Fahrzeugstatus ergibt sich aus dem aktuellen Prozesszustand. Nach dem letzten erforderlichen Schritt schließt DIO den Vorgang automatisch ab und informiert die zuständigen Personen. Welche Schritte zuvor erforderlich sind, beispielsweise eine Qualitätskontrolle, wird im gemeinsamen Ablauf festgelegt.
Kann ein Aufbereiter mehrere Autohäuser und Standorte verwalten?
Ja. Ein Aufbereitungsbetrieb kann mehrere Autohauskunden und Standorte verwalten und seine Daten übergreifend oder entsprechend zugeordnet betrachten. Autohaus-Benutzer sehen ihre relevanten Daten gemäß ihren Berechtigungen. Arbeitet ein Autohaus mit zwei eigenständigen Aufbereitungsbetrieben, nutzt es dafür getrennte Zugänge; eine gemeinsame Übersicht über beide Betriebe ist aktuell nicht vorgesehen.
Wie wird der gemeinsame Fahrzeugprozess eingerichtet?
Das DIO-Team bespricht die vorhandenen Abläufe, richtet die Prozessschritte und Zuständigkeiten ein und schult die Beteiligten. DIO läuft im Browser auf PC, Tablet und Smartphone. Die konkrete Einrichtung orientiert sich daran, wie Autohaus und Aufbereitungsbetrieb zusammenarbeiten.
Wie laufen Aufträge zwischen deinem Autohaus und der Aufbereitung heute?
Ob du Fahrzeuge beauftragst oder aufbereitest: In der Live-Demo zeigen wir dir, wie DIO Fahrzeugstatus, Zuständigkeiten und Freigaben in einem gemeinsamen Ablauf verbindet.
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