Zusatzarbeiten in der Aufbereitung: Freigaben klar regeln

Titelmotiv: KI-generierte Illustration einer Prüfung am Fahrzeug.

Der Auftrag ist klar – bis bei der Fahrzeugannahme ein zusätzlicher Kratzer auffällt. Eine Politur könnte helfen, gehört aber nicht zum vereinbarten Umfang. Der Aufbereiter braucht eine Entscheidung. Das Autohaus muss Leistung und Preis prüfen können. Beginnt die Arbeit vorher, wird aus einer kurzen Rückfrage schnell eine Diskussion bei der Rechnung.

Bei Zusatzarbeiten in der Fahrzeugaufbereitung sollten Autohaus und Aufbereiter vor der Ausführung klären, welche zusätzliche Leistung zu welchem Preis freigegeben wird. Fahrzeug, Auftrag, zuständiger Ansprechpartner und Entscheidung müssen eindeutig zusammengehören.

DIO (Detailing One) verbindet diese Abstimmung mit dem digitalen Fahrzeugprozess. Der Aufbereiter stellt eine Zusatzleistung inklusive Preis zur Freigabe. Der zuständige Autohaus-Benutzer entscheidet in DIO. Freigabe oder Ablehnung werden mit Benutzer und Zeitpunkt dokumentiert.

Wann wird aus einer Aufbereitung eine Zusatzarbeit?

Entscheidend ist der vereinbarte Leistungsumfang. Eine stärkere Innenraumverschmutzung, ein Fleck im Sitz oder ein Lackkratzer ist nicht automatisch eine Zusatzleistung. Zuerst wird geprüft, ob die erforderliche Arbeit bereits zum beauftragten Paket gehört.

Ist sie nicht enthalten, sollte sie konkret beschrieben werden. „Das Fahrzeug braucht mehr Arbeit“ hilft dem Autohaus wenig. „Lokale Politur an der rechten Vordertür zur Bearbeitung der sichtbaren Lackspuren“ macht verständlich, worüber entschieden werden soll. Welche Behandlung fachlich geeignet ist, prüft der Aufbereiter am Fahrzeug.

Für den Aufbereitungsbetrieb geht es darum, zusätzliche Arbeit nicht stillschweigend mitzuliefern. Für das Autohaus geht es darum, den gewünschten Zustand des Fahrzeugs und die zusätzlichen Kosten bewusst gegeneinander abzuwägen.

Was gehört in eine Freigabe für zusätzliche Aufbereitungsleistungen?

Eine gute Anfrage beantwortet die Fragen, die der Empfänger sonst telefonisch stellen müsste. Diese Angaben sollten vorliegen:

1. Fahrzeug und Auftrag: Welcher Wagen ist betroffen? Nutzt eine eindeutige Zuordnung, etwa über FIN, Kennzeichen oder Auftragsnummer.
2. Zusätzliche Leistung: Welche Arbeit kommt zum bestehenden Auftrag hinzu? Beschreibt den Umfang so, dass beide Seiten dasselbe verstehen.
3. Preis: Welche zusätzlichen Kosten stehen zur Entscheidung? Im folgenden Beispiel werden sämtliche Beträge netto angegeben.
4. Zuständiger Ansprechpartner: Welcher Autohaus-Benutzer soll die Entscheidung treffen?
5. Auswirkung auf den Ablauf: Falls die Zusatzarbeit den vereinbarten Fertigstellungstermin verändert, klärt das vor der Ausführung.

Fotos können den Befund bei der Fahrzeugannahme dokumentieren. Die Dokumentation des Fahrzeugzustands und die Entscheidung über zusätzliche Arbeit erfüllen dabei unterschiedliche Aufgaben: Eine Schadenaufnahme allein ist noch keine dokumentierte Freigabe der Zusatzleistung.

Angefragt ist noch nicht freigegeben.

Für einen verlässlichen betrieblichen Ablauf muss erkennbar sein, ob die Entscheidung noch aussteht, die Leistung angenommen oder abgelehnt wurde. Eine versendete Nachricht sollte im Ablauf nicht als erledigte Freigabe behandelt werden.

In DIO kann der zuständige Autohaus-Benutzer die konkrete Zusatzleistung inklusive Preis freigeben oder ablehnen. Bei Freigabe wird sie in den Auftrag übernommen. Bei Ablehnung läuft der definierte Prozess ohne diese Zusatzleistung weiter.

Praxisbeispiel: Eine zusätzliche Politur wird angefragt.

Ein Autohaus beauftragt eine Innen- und Außenaufbereitung. Bei der Annahme entdeckt der Aufbereiter Lackspuren an einer Tür. Die lokale Politur gehört nicht zum vereinbarten Paket.

Statt die Arbeit einfach mitzumachen, beschreibt der Aufbereiter die zusätzliche Leistung und stellt sie mit ihrem Preis zur Entscheidung. Der zuständige Mitarbeiter im Autohaus prüft, ob diese Arbeit beauftragt werden soll. Nach seiner Freigabe wird sie in den Auftrag übernommen.

Wird die Zusatzleistung abgelehnt, bleibt sie in diesem Beispiel außerhalb des Auftrags. Das Autohaus hat eine bewusste Entscheidung getroffen, und der Aufbereiter weiß, welchen Umfang er bearbeiten soll.

Für Autohäuser: Zusatzkosten prüfen, ohne den Auftrag zusammensuchen zu müssen.

In Disposition, Verkauf oder Gebrauchtwagenleitung geht es selten nur um ein Fahrzeug. Eine Anfrage muss deshalb auch dann verständlich sein, wenn der Empfänger den Wagen gerade nicht vor sich hat.

Ein definierter Ansprechpartner und eine eindeutige Zuordnung zum Fahrzeug erleichtern die Entscheidung. Statt „Mach das bitte noch“ steht fest, welche Zusatzleistung gemeint ist. Die dokumentierte Antwort bleibt für spätere Rückfragen erhalten.

Autohaus-Benutzer erhalten in DIO eigene Zugänge und sehen die für sie relevanten Daten entsprechend ihren Berechtigungen. So kann die Freigabe Teil des gemeinsamen Fahrzeugprozesses werden.

Was tun, wenn die Freigabe aus dem Autohaus ausbleibt?

Vor dem Start sollten beide Seiten klären, wer eine Anfrage bearbeitet und wie mit einer fehlenden Rückmeldung umgegangen wird. Ein klarer Ansprechpartner hilft wenig, wenn bei dessen Abwesenheit niemand vom offenen Schritt erfährt.

In DIO lassen sich für Prozessschritte Fristen und Benachrichtigungen einrichten. Nach definierten Zeiten können zusätzliche Personen informiert werden. Der ursprünglich zuständige Benutzer bleibt dabei zuständig.

Eine Erinnerung oder Eskalation ersetzt die Entscheidung nicht. Sie macht den offenen Schritt sichtbar. Welche Arbeiten bis dahin durchgeführt werden können und welche Auswirkungen auf den Termin entstehen, sollten Autohaus und Aufbereiter im eigenen Ablauf festlegen.

Für Aufbereiter: Freigegebene Zusatzarbeit bei der Abrechnung wiederfinden.

Eine zusätzliche Leistung kann korrekt ausgeführt sein und trotzdem bei der Rechnungsstellung fehlen. Das passiert besonders leicht, wenn Zusage, Arbeitsnotiz und Auftrag an unterschiedlichen Stellen liegen.

DIO übernimmt freigegebene Zusatzleistungen in den Auftrag. Aus einem Auftrag kann eine Rechnung mit übernommenen Kunden-, Fahrzeug- und Leistungsdaten erzeugt werden. Vor dem Abschluss wird geprüft, ob der tatsächlich abzurechnende Umfang vollständig ist.

Damit beginnt die Vorbereitung der Rechnung schon bei der Freigabe. Der betriebliche Nutzen ist konkret: weniger Rekonstruktion aus alten Nachrichten und eine bessere Grundlage für die Klärung einzelner Positionen mit dem Autohaus.

Fünf Vereinbarungen für einen klaren Freigabeprozess.

• Leistungsumfang: Legt fest, welche Arbeiten zum Grundauftrag gehören und wann eine Zusatzleistung angefragt wird.
• Entscheider: Bestimmt die zuständigen Autohaus-Benutzer und den Umgang mit Abwesenheiten.
• Anfrage: Nennt Fahrzeug, konkrete Leistung und zusätzlichen Preis.
• Offene Rückmeldung: Vereinbart Fristen, Benachrichtigungen und die Abstimmung bei Terminänderungen.
• Nachvollziehbarkeit: Haltet die Entscheidung fest und prüft den übernommenen Leistungsumfang vor der Abrechnung.

Die Freigabe ist ein Teil der Zusammenarbeit. Wie Auftrag, Fahrzeugannahme, Bearbeitung und Fertigmeldung zusammenhängen, erklärt unser Beitrag Autohaus und Aufbereiter: Aufträge digital organisieren. Einen Überblick über die Lösung findest du unter DIO für Autohaus und Aufbereitung.

Häufige Fragen zu Zusatzarbeiten und Freigaben.

Wer gibt Zusatzarbeiten bei der Fahrzeugaufbereitung frei?

Im gemeinsamen Ablauf wird festgelegt, welcher Autohaus-Benutzer die Entscheidung trifft. In DIO erhält der zuständige Benutzer die konkrete Zusatzleistung inklusive Preis zur Freigabe oder Ablehnung. Seine Entscheidung wird mit Benutzer und Zeitpunkt dokumentiert.

Was passiert nach der Freigabe in DIO?

Die freigegebene Zusatzleistung wird in den Auftrag übernommen. Sie kann anschließend in die weitere Bearbeitung und Rechnungsstellung einfließen. Vor dem Rechnungsabschluss sollte der abzurechnende Umfang geprüft werden.

Was passiert, wenn das Autohaus die Zusatzleistung ablehnt?

Die Ablehnung wird dokumentiert. Der definierte Prozess läuft ohne diese Zusatzleistung weiter. Der ursprünglich beauftragte Umfang und die abgelehnte Zusatzarbeit bleiben damit unterscheidbar.

Kann DIO an eine offene Freigabe erinnern?

Für Prozessschritte können Fristen und Benachrichtigungen eingerichtet werden. Bleibt eine Reaktion aus, lassen sich nach festgelegten Zeiten weitere Personen informieren. Diese Benachrichtigung ersetzt keine Freigabe; der ursprünglich zuständige Benutzer bleibt verantwortlich.

Ist die Fahrzeugannahme dasselbe wie die Freigabe einer Zusatzarbeit?

Nein. Die Fahrzeugannahme dokumentiert den Fahrzeugzustand, beispielsweise mit Schadenmarkierungen und Fotos. Die Zusatzleistungsfreigabe dokumentiert die Entscheidung über eine konkrete zusätzliche Leistung und ihren Preis. In DIO sind diese Aufgaben Teil unterschiedlicher Funktionen im Fahrzeugprozess.